邮政的财务软件怎么样_ 邮政的财务软件怎么样啊

3年前 (2023-02-13)财务软件大全11

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本文目录一览：

1、票据打印软件是干什么用的?都能打印哪些票据?
2、浅谈物流企业的财务管理论文资料
3、应用你所使用的财务软件，如何将账页发布在企业内部网或互联网
4、会计基础工作主要存在哪些问题,主要针对中国邮政

票据打印软件是干什么用的?都能打印哪些票据?

票据打印软件是把票据上需要填写的内容，通过普通打印机，打印到票据上。常见的比如支票打印。各种票据打印软件能打印的票据不尽相同。推荐票据之星，支持的票据类型最全。能打印支票、进账单、电汇凭证、现金缴款单、快递单、汇票等，还有模版设计功能，可以自己设计任何需要打印的票据。

浅谈物流企业的财务管理论文资料

现代物流：企业财务管理的新领地王立明【摘要】过度竞争的市场环境压力使企业纷纷寻找新的财务亮点，并将目光由生产领域转向流通领域。现代物流是企业最后的也是最有希望的降低成本、提高利润的环节，更是企业财务管理的强力支撑。它既为企业财务管理改革与创新带来了新的机遇，也提出了新的挑战。本文为做好现代物流的财务管理，提出了新的思路和有效措施。在市场经济环境中，自主经营、自负盈亏，实现资产保值增值，达到预期利润指标，是企业财务管理的基本目标和永恒主题。但激烈竞争的市场环境，使企业财务承担着越来越大的压力。局限于传统的财务管理领域和操作流程，已很难保证利润目标的实现。一、现代物流：财务管理的新领地社会生产力的迅速提高，科技的飞跃进步，卖方市场向买方市场的全面转化，使企业所处的市场环境更加复杂多变，企业间竞争的重心和形式亦在不断变化。第二次世界大战以前，企业竞争集中体现在产量或产值上，但20世纪60年代至70年代，转向以价格竞争为主，80年代转为质量竞争，90年代又转向以服务竞争为主线。进入21世纪，由于社会产品空前丰富，不同企业产品趋于同质化，企业以质量和服务取得竞争优势愈来愈难。而惨烈的价格战往往造成两败俱伤或数败俱伤，更加压缩了原本已不大的利润空间，使企业财务状况雪上加霜。过度竞争的环境压力使企业纷纷寻找新的财务亮点，并将目光由生产领域转向流通领域，这便是现代物流诞生和发展的财务背景。依据著名经济学家罗纳德·科斯的产权理论和交易成本概念，道格拉斯·诺斯将生产成本划分为转型成本（主要指产品加工成本）和交易成本。而且认为，物流环节创造了产品75%的价值，这就是为什么国外厂商把物流当作企业最后的也是最有希望的降低成本、提高利润的环节。全面建设社会主义市场经济体制和实施现代企业制度，将企业推向市场舞台。扩大对外开放和加入WTO，开阔了企业经营和财务管理的视野，企业财务比以往任何时候都更加关注原材料、能源、设备、零部件、外协件乃至产品的流通成本，纷纷将目光转向现代物流，且不乏成功案例。跻身世界企业500强的青岛海尔集团，积极引进现代物流理念，且从1999年开始，将采购、仓储和配送职能统一整合，成立海尔物流推进本部，实行一体化供应链管理，取得显著经济效益。每年降低采购成本5%，仓储面积减少88%，库存资金减少63%，覆盖全国市场的产品配送时间不超过4天，大大压缩了产品营销费用，树立起提供优质产品和服务的企业形象，培育了大批忠诚用户。不仅制造业成功运用了现代物流技术，降低成本，提高利润，中国邮政在2003年也成立了中邮物流有限公司，利用遍布全国，联通世界的邮政网络优势，广泛采用信息技术，积极拓展以一多（多批次），二高（高附加值、高时效），三小（体积小、重量小、批量小）为特征的“精益物流”市场，为中国邮政走出财务困境，全面扭亏增盈发挥了不容低估的作用。因此，笔者有充分理由认为：现代物流，既是企业财务管理的新领域，更是企业财务管理的强力支撑。二、我国企业物流发展的三个阶段为了有效做好企业物流的财务管理，我们应对我国企业物流的由来和现状有所把握。总体而言，我国企业引入“物流”这一经营理念和管理手段较晚，企业物流发展大体经历了三个阶段：第一阶段是20世纪80年代，属起始阶段。企业将物流理解为企业内部的成本中心，主要承担原材料和产品的运输、发货、配货，以及生产流水线的数量和质量控制。制造业着力介绍和推广的“看板管理”，便是典型的企业内部物流。“看板管理”由日本丰田汽车公司最早创出，将“看板”作为传达生产指令、反馈执行情况的工具，由最后一道工序步步向前追溯，直至原材料采购部门，做到“准时运送、准时领取、准时制造”，保证了各道工序同步运行，大大提高了生产效率和产品质量。“看板管理”使产品制造流程和成本形成过程更加清晰，各道工序、各个环节之间的相互关系和责任更加明确，使成本管理进入生产全过程，科学合理地制定和控制由原材料采购开始，到产品总装出厂的各个环节的成本，从财务管理角度着眼，较之传统的“成本分摊”前进了一大步。第二阶段从上世纪末到本世纪初，对企业内外物流资源进行整合，使企业物流进入专业化。原来物流是渗透到生产、运营、营销等过程中，随着精细化生产、精准化运营和市场竞争的激烈，企业开始建立专业的物流基地和物流中心，譬如前文提到的1999年海尔集团组建的物流推进本部、中国邮政2003年成立的中邮物流有限公司，均标志着真正进入现代物流时代。现代物流与传统物流不同，现代物流基于电话、传真、互联网的应用，把超大量的企业内外产品、市场物资、财务等信息进行整合、分发，大大降低了物流成本。而传统的物流过程极其繁复，仅从销售着眼，企业产品从生产线下来，先入工厂仓库，再进入批发、零售，最后到达消费者手中，这长长的销售链往往多达十几个环节，至少停留五、六个仓库，经过十次以上装卸，不仅大大增加了产品流通成本，而且延误了产品到达消费者的时间，还容易造成装运、仓储事故。我国物流先进企业——三联集团的物流费用率只有0.5%，而国内百货业的此项费用率通常为3%以上，最高可达40%。第三阶段从2004年开始，我国物流先进企业开始市场化、社会化运营尝试。为了强化企业市场地位、提高企业获利能力，更快更好地向客户提供产品和服务至关重要。国际著名企业无不从物流业务流程、组织机构、企业资源管理系统等方面进行物流重组，与供应商、销售商和物流商建立合作关系，通过物流外包集中核心业务，提高生产效率、服务水平和市场适应能力，近年国内知名企业也纷纷效仿。三联商社以家电连锁经营为核心，与海尔、海信、科龙、西门子等数十家上游供应商，下游百余家销售商以及多家金融企业建立家电电子商务联盟，通过互联网进行采购、物流、数据汇总等业务活动，实现商流、信息流、物流全面集成，信息共享，大幅度降低流通成本，提高分销效率。三联的订单处理由原来的2160分钟（约1.5天）缩短到5分钟，减少物流成本14.81%，配送及时率达99%。厦华彩电与三联物流合作，在山东省的仓库由原先的4个减为现在的1个，库存资金占有率减少60%，销售额却以60%的速度增长。在企业物流迈向市场化的进程中，可以实现物流从单一的储运功能向多元化功能扩张，衍生出现货市场交易功能、仓单质押功能、信息服务功能等，变据点经营为网络经营，真正将企业经营网络由企业内延伸至企业外，甚至由国内延伸至国外。所有这些，都为企业财务管理改革与创新带来了新的机遇，也提出了新的挑战。三、做好现代物流的财务管理现代物流通过企业管理信息系统，设置信息平台，将企业的生产管理、供应管理、销售管理、价格管理、库存管理、批次管理、账期管理等有效联结，融为一体，保证了企业内外各部门、各分系统信息的及时准确，尤其是相关数据的一致性，既给企业财务管理带来了方便，同时又增大了财务管理的难度。做好现代物流的财务管理，要有新的思路和有效措施。就我国大多数企业而言，主要应注意以下几方面：（一）合理的目标设置先进的企业物流系统，是以最简单的方式、最低的成本，实现预定的产品生产、营销和服务。为了实现整体目标，要设置科学的指标体系，建立相应的数学模型，对模型予以优化，对可供选择的不同物流方案予以比较和取舍。模型就是把优化要求和限制转化为计算机可以接受的语言和程序，在保证真实的前提下，应尽量加以简化，所用的各种实测和统计数据必须准确、及时和口径一致。本文为全文原貌未安装PDF浏览器下载安装原版全文【摘要】过度竞争的市场环境压力使企业纷纷寻找新的财务亮点，并将目光由生产领域转向流通领域。现代物流是企业最后的也是最有希望的降低成本、提高利润的环节，更是企业财务管理的强力支撑。它既为企业财务管理改革与创新带来了新的机遇，也提出了新的挑战。本文为做好现代物流的财务管理，提出了新的思路和有效措施。在市场经济环境中，自主经营、自负盈亏，实现资产保值增值，达到预期利润指标，是企业财务管理的基本目标和永恒主题。但激烈竞争的市场环境，使企业财务承担着越来越大的压力。局限于传统的财务管理领域和操作流程，已很难保证利润目标的实现。一、现代物流：财务管理的新领地社会生产力的迅速提高，科技的飞跃进步，卖方市场向买方市场的全面转化，使企业所处的市场环境更加复杂多变，企业间竞争的重心和形式亦在不断变化。第二次世界大战以前，企业竞争集中体现在产量或产值上，但20世纪60年代至70年代，转向以价格竞争为主，80年代转为质量竞争，90年代又转向以服务竞争为主线。进入21世纪，由于社会产品空前丰富，不同企业产品趋于同质化，企业以质量和服务取得竞争优势愈来愈难。而惨烈的价格战往往造成两败俱伤或数败俱伤，更加压缩了原本已不大的利润空间，使企业财务状况雪上加霜。过度竞争的环境压力使企业纷纷寻找新的财务亮点，并将目光由生产领域转向流通领域，这便是现代物流诞生和发展的财务背景。依据著名经济学家罗纳德·科斯的产权理论和交易成本概念，道格拉斯·诺斯将生产成本划分为转型成本（主要指产品加工成本）和交易成本。而且认为，物流环节创造了产品75%的价值，这就是为什么国外厂商把物流当作企业最后的也是最有希望的降低成本、提高利润的环节。全面建设社会主义市场经济体制和实施现代企业制度，将企业推向市场舞台。扩大对外开放和加入WTO，开阔了企业经营和财务管理的视野，企业财务比以往任何时候都更加关注原材料、能源、设备、零部件、外协件乃至产品的流通成本，纷纷将目光转向现代物流，且不乏成功案例。跻身世界企业500强的青岛海尔集团，积极引进现代物流理念，且从1999年开始，将采购、仓储和配送职能统一整合，成立海尔物流推进本部，实行一体化供应链管理，取得显著经济效益。每年降低采购成本5%，仓储面积减少88%，库存资金减少63%，覆盖全国市场的产品配送时间不超过4天，大大压缩了产品营销费用，树立起提供优质产品和服务的企业形象，培育了大批忠诚用户。不仅制造业成功运用了现代物流技术，降低成本，提高利润，中国邮政在2003年也成立了中邮物流有限公司，利用遍布全国，联通世界的邮政网络优势，广泛采用信息技术，积极拓展以一多（多批次），二高（高附加值、高时效），三小（体积小、重量小、批量小）为特征的“精益物流”市场，为中国邮政走出财务困境，全面扭亏增盈发挥了不容低估的作用。因此，笔者有充分理由认为：现代物流，既是企业财务管理的新领域，更是企业财务管理的强力支撑。二、我国企业物流发展的三个阶段为了有效做好企业物流的财务管理，我们应对我国企业物流的由来和现状有所把握。总体而言，我国企业引入“物流”这一经营理念和管理手段较晚，企业物流发展大体经历了三个阶段：第一阶段是20世纪80年代，属起始阶段。企业将物流理解为企业内部的成本中心，主要承担原材料和产品的运输、发货、配货，以及生产流水线的数量和质量控制。制造业着力介绍和推广的“看板管理”，便是典型的企业内部物流。“看板管理”由日本丰田汽车公司最早创出，将“看板”作为传达生产指令、反馈执行情况的工具，由最后一道工序步步向前追溯，直至原材料采购部门，做到“准时运送、准时领取、准时制造”，保证了各道工序同步运行，大大提高了生产效率和产品质量。“看板管理”使产品制造流程和成本形成过程更加清晰，各道工序、各个环节之间的相互关系和责任更加明确，使成本管理进入生产全过程，科学合理地制定和控制由原材料采购开始，到产品总装出厂的各个环节的成本，从财务管理角度着眼，较之传统的“成本分摊”前进了一大步。第二阶段从上世纪末到本世纪初，对企业内外物流资源进行整合，使企业物流进入专业化。原来物流是渗透到生产、运营、营销等过程中，随着精细化生产、精准化运营和市场竞争的激烈，企业开始建立专业的物流基地和物流中心，譬如前文提到的1999年海尔集团组建的物流推进本部、中国邮政2003年成立的中邮物流有限公司，均标志着真正进入现代物流时代。现代物流与传统物流不同，现代物流基于电话、传真、互联网的应用，把超大量的企业内外产品、市场物资、财务等信息进行整合、分发，大大降低了物流成本。而传统的物流过程极其繁复，仅从销售着眼，企业产品从生产线下来，先入工厂仓库，再进入批发、零售，最后到达消费者手中，这长长的销售链往往多达十几个环节，至少停留五、六个仓库，经过十次以上装卸，不仅大大增加了产品流通成本，而且延误了产品到达消费者的时间，还容易造成装运、仓储事故。我国物流先进企业——三联集团的物流费用率只有0.5%，而国内百货业的此项费用率通常为3%以上，最高可达40%。第三阶段从2004年开始，我国物流先进企业开始市场化、社会化运营尝试。为了强化企业市场地位、提高企业获利能力，更快更好地向客户提供产品和服务至关重要。国际著名企业无不从物流业务流程、组织机构、企业资源管理系统等方面进行物流重组，与供应商、销售商和物流商建立合作关系，通过物流外包集中核心业务，提高生产效率、服务水平和市场适应能力，近年国内知名企业也纷纷效仿。三联商社以家电连锁经营为核心，与海尔、海信、科龙、西门子等数十家上游供应商，下游百余家销售商以及多家金融企业建立家电电子商务联盟，通过互联网进行采购、物流、数据汇总等业务活动，实现商流、信息流、物流全面集成，信息共享，大幅度降低流通成本，提高分销效率。三联的订单处理由原来的2160分钟（约1.5天）缩短到5分钟，减少物流成本14.81%，配送及时率达99%。厦华彩电与三联物流合作，在山东省的仓库由原先的4个减为现在的1个，库存资金占有率减少60%，销售额却以60%的速度增长。在企业物流迈向市场化的进程中，可以实现物流从单一的储运功能向多元化功能扩张，衍生出现货市场交易功能、仓单质押功能、信息服务功能等，变据点经营为网络经营，真正将企业经营网络由企业内延伸至企业外，甚至由国内延伸至国外。所有这些，都为企业财务管理改革与创新带来了新的机遇，也提出了新的挑战。三、做好现代物流的财务管理现代物流通过企业管理信息系统，设置信息平台，将企业的生产管理、供应管理、销售管理、价格管理、库存管理、批次管理、账期管理等有效联结，融为一体，保证了企业内外各部门、各分系统信息的及时准确，尤其是相关数据的一致性，既给企业财务管理带来了方便，同时又增大了财务管理的难度。做好现代物流的财务管理，要有新的思路和有效措施。就我国大多数企业而言，主要应注意以下几方面：（一）合理的目标设置先进的企业物流系统，是以最简单的方式、最低的成本，实现预定的产品生产、营销和服务。为了实现整体目标，要设置科学的指标体系，建立相应的数学模型，对模型予以优化，对可供选择的不同物流方案予以比较和取舍。模型就是把优化要求和限制转化为计算机可以接受的语言和程序，在保证真实的前提下，应尽量加以简化，所用的各种实测和统计数据必须准确、及时和口径一致。本文为全文原貌未安装PDF浏览器下载安装原版全文企业若成立诸如“物流改造攻关小组”的专门组织，负责筹划和设计新的物流方案，一定要吸收财务管理人员参加，并发挥他们的重要作用。不要忘记：控制成本，提高利润，既是企业引入现代物流的目的，也是检验物流改造成功与否的唯一标尺。（二）有效的财务度量物流方案的优化是靠计算机予以计算、模拟和比较的，因此算法结构必须能够被各个物流系统理解和识别，并且具有良好的弹性，使用时能应对各种可能性，与其他系统相协调。例如货物运输涉及到不同的批量、车型或装车容量，乃至仓储和道路条件，发生的运费必然不同，应在计算中予以反映和选择，并留有伸缩余地。财务度量既要有效量化，又要简明易算。不要误认为有了计算机，就可把计算模型和公式搞得很庞杂，造成数据收集、汇总和使用的困难。还要注意与企业以往财务数据的相容和接轨。（三）适宜的投资回报现代物流的应用可使企业有效降低成本，获得更大的利润空间，但物流优化需要大量的资金、技术和人才。企业必须综合考虑投入和产出两个方面，做好成本价值估算，力求准确预算投资回报。经验表明，在应用现代物流技术初期，企业对使用物流优化技术的设计和运营成本大都存在低估倾向。为正确计算投资回报，在实施优化方案之前，要根据关键绩效指标测定基础状况，以将实施物流优化方案后的结果与基准状态予以比较，并且持续监测物流系统的行为绩效。由于精细化生产、精准化运营要求企业小批量采购、小批量生产和小批量运输，势必提高货物的供应、销售和运转频率，从而增大企业的物流成本。单个企业尤其是中小企业很难实现物流的“规模经济”，要求专业的物流公司提供物流服务，可能比企业自营物流更为节省。若企业应用物流技术、自建和优化物流系统的投资不能获得满意回报，突破追求小而全的传统思路，委托提供集成物流服务的第三方物流公司，不失为明智的选择。因专业物流公司较之生产企业或商场，可通过综合配货、混装运输来减少或消除返程空车率，巨大的配送批量便可享受规模经济，于是更具成本优势。一般来讲，企业内部物流不可能“外包”，所以与第三方物流公司合作时，要注意企业内、外物流的时空协调，并统一做好财务管理。（四）恰当的财务软件现代物流始终与信息化相伴，依靠计算机系统予以指挥和协调，物流的财务管理也必须以系统思想为指导，开发和使用恰当的财务软件。这既包括对物流优化的财务评估，又包括对物流系统的日常财务管理。在大多数情况下，很难找到适合企业自身的“通用软件”，需聘请专业的软件开发商，对企业物流系统做出专门设计，或将“通用软件”作针对性的改进。在具体做法上，一要统筹兼顾，做出全面、系统的财务管理程序，而不要局限于某个物流作业环节或局部问题；二要注意财务软件的可行性和兼容性。财务指标要能量化、财务数据要便于收集、计算、汇总方法要简单易行；还要注重和整个企业管理系统的统一对接，以及企业物流系统优化和计算机系统的升级。物流财务管理软件交付使用，仅是企业与软件开发商合作的第一步。在物流作业的每个环节，时刻会出现意外情况，可能是使用不当，或者是软件设计自身缺陷所致。所以要注重财务软件的日常维护，确保正常运行。（五）及时的人员培训不论是物流技术的不断优化，还是物流领域的日常财务管理，都需要高素质的企业财务管理人员。这些高素质的企业员工不仅需要了解企业财务的相关法规和准则，有丰富的日常财务管理知识和经验，还要熟练掌握计算机应用技术，以便适应现代系统化、信息化的财务管理。企业可采用“请进来”、“送出去”两种途径，培训自己的财务人才，有效实施物流财务管理。既可请专家和优秀的实务工作者来企业作项目、开发软件和办培训班（中小企业可联合办培训）；也可将财务骨干送到大专院校、科研院所尤其是现代物流成功企业进修。人员培训十分重要，应早订规划，教育先行，以适应和推进企业物流的持续优化。本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。本文为全文原貌未安装PDF浏览器下载安装原版全文现代物流：企业财务管理的新领地王立明

应用你所使用的财务软件，如何将账页发布在企业内部网或互联网

1. 文件共享文件共享是只网络内各计算机之间的文件能够互相访问。在计算机应用之初，各计算机之间如果需要交换文件，只能通过将文件存放到软磁盘上，然后进行软盘传递。计算机网络出现后，联网计算机之间的文件传递无需再传递软盘，通过网络线路直接就可以发送文件，使文件共享成为方便的过程。对于普遍都需要的共享文件，还可以放到网络服务器上。网络服务器是网络内所有联网计算机都能够访问到的计算机，服务器能够根据网络管理员分配的访问权限，控制联网计算机能够访问的文件目录。这样，网络文件共享既能够便捷的进行，也能够进行相应的控制，保证重要的文件不会被任意人员访问到，保证了文件的安全使用。最早的服务器文件共享是将共享文件放置在服务器上的某个目录中，设置对这些目录的访问权限后供联网计算机访问。这种方式对于联网计算机而言，只要设置了对网络服务器某些目录的对应连接关系（映射）后，联网计算机就可以象访问自己计算机上的某个目录一样进行访问。但随着计算机网络应用的发展，这种文件存放式的共享方式已经慢慢在退出应用。对于办公信息文件而言，由于这种文件存放共享不能提供诸如全文检索等功能，所以使用上的不便日益突出。不过，目前仍有一些低档数据库软件需要采用这种方式运行，一些共享软件也仍然能够用这种方式使用，所以文件共享仍然是计算机网络应用中的一个重要组成部分。文件共享是网络应用中最基本的应用方式，只要有计算机网络，就能够实现文件共享。目前的网络操作系统象MS Windows 2000 Server、Novell Netware、各类UNIX等都支持服务器方式的文件共享。文件共享使得文件的再利用非常方便。我们经常有许多办公文件的制作，是参照过去同类文件的格式、内容，只变动不多的内容就形成新的文件。如果不使用计算机文件，则我们需要在原文件上进行改动，然后再重新抄写。抄写一旦出现一点点错误就要重抄。计算机文件编辑十分简单，直接在需要修改的位置插入文字、删改文字，计算机能够自动排版形成美观的新文件。文件共享使旧文件的再利用价值大大提高，如果配合全文检索一起工作，则办公的效率就会因网络的存在而飞速提高。 2. 打印共享在没有计算机网络的时期，每台计算机几乎都配备了打印机设备，否则办公产生的文件不能被打印。采用存放文件到软盘上，再使用别的计算机所配置的打印机进行打印的方法多数人都嫌繁琐，因此几乎所有的有计算机的人员都想方设法购置打印机方便自己打印。每台计算机配备打印机，无疑会大大增加计算机应用的投资。打印机是一种低使用率设备，相对于办公计算机，打印机工作的时间极为有限，因此充分利用打印机的资源、减少打印机的购置数量是提高投资有效性的一种手段。打印共享的实现，使得每个办公室以至每个办公楼层中，只需要配置一台或数台打印机，即可满足整个办公环境的打印需求。十几台甚至更多的计算机共同使用一台打印机，这在网络环境下极易实现。按十几台计算机都配备打印机的投资，足够购买一台快速激光打印机并加上网络设备的费用，而网络设备的投资回报并非仅仅网络打印一种，因此是非常合算的投资方式。打印共享对于计算机使用者并没有增加操作上的困难，一旦配置完成，与使用本机的打印机方法完全相同。 3.网络传真传真也是常规办公应用中常用的手段。通常的做法，是在一定范围的办公区域配置一台传真机，提供所有人员共同使用。接受到外部传真时，需要有人告知接收者。在现在的办公室内，已经比较少有手写传真文稿的情况，多数做法是在计算机上编辑完成一份传真文稿，然后打印，再拿着打印好的文件去传真机传真发送。如果需要批量发送传真，即一份同样内容的传真发送到不同的传真机上，就需要传真者守在传真机前不停的发送，这显然是一项工作强度比较大的难题。计算机发送传真，使得我们能够脱离打印这一个步骤，直接由计算机将编辑好的传真文稿通过Modem发送到对方的传真机上，或者传真到对方计算机的传真接受系统上。从这个角度看，至少我们可以节约打印纸的耗费和对打印机的消耗，因此已经具有一定的应用价值。网络传真则是在网络上设置一台传真服务器设备，所有联网计算机均可使用。当需要发送传真时，任何一台联网计算机（也可控制指定一些用户发送传真）将编辑好的传真文稿直接通过传真服务器传真。当同一时间需要传真的人员较多时，传真服务器能够自动按先后进行排队，而发送传真的用户并不需要关心这些，也不需要再在传真机前面排队等候。批量发送更为方便，许多传真服务器系统支持多址发送。而且，为了减少长途电话费用的支出，还可以将批量的传真定义到半价时段发送，以减少办公费用。发送计算机传真与网络传真，使用上并不麻烦，也无需过多培训，就与使用打印机一样，将文件打印到传真端口，填写电话号码就完成了传真的发送工作。网络传真的接收也是自动进行。进入的传真直接由传真服务器接收，存放在服务器内，由专人或前台行政人员根据传真头通过网络分发传真。接收传真使用网络传真的方式，一方面可以减少传真纸的使用，更重要的是，不会因为传真机无纸，导致重要的传真不能接收，这一点比节省纸张的费用更为重要。当然，在国内使用计算机传真和网络传真也有一些问题。最主要的问题就是国内的一些单位传真机并不是自动职守，一些小单位传真电话也兼做普通电话的作用，需要人工干预，还有将传真机放到内部分机号码的情况。在这时，网络传真与计算机传真都会失效。随着国内经济的发展，这种情况慢慢也会逐步改善。但就目前而言，使用网络传真仍需要有一台普通传真机应对这些非自动传真设备。使用计算机传真或网络传真的另一个问题是手迹传送、原件传送的问题，但这个问题能够通过使用图像扫描仪将手迹、原件扫描后再通过网络传真发送。目前普及型的图像扫描仪售价仅1000多元人民币，相比传真机而言便宜得很多。同样，这类传真件的发送也可以使用普通传真机。 4.电子邮件电子邮件是网络最重要的应用方式。由于电子邮件的存在，使得全球的通讯方式发生革命性的变化，发送信息再不需要漫长的等待和高昂的邮政费用，向世界的另一面发送信息也不过是瞬息的事情。应该说，电子邮件改变了信息通讯的方式。电子邮件是Internet上最重要的网络应用。电子邮件是目前计算机网络最广泛和最重要的应用之一，也是办公自动化系统的一个基础性设施。电子邮件(E-mail)是人们利用计算机进行信息编制、存储和传递的一种现代化通信方式。各种信息，如公文文件、私人信函和各种计算机文档等,均可以用电子邮件快速而方便地传送给接受者。目前，各种单位的办公基本上已经采用了计算机，即使在计算机应用水平很低的地方，一个单位内也会具备至少一台以上的计算机，用于重要的文件的打印和排版。因此，由计算机存储的数字化文档正在逐步取代纸面的文档。计算机的广泛应用，使得以纸做为载体的文件开始不很重要了，除了需要领导签字的文件外，其他文件几乎都能够以计算机数码文件的形式保存。采用数码文件，不但查询、检索、再利用等方面十分便利，可以大大提高工作效率，而且，为通过电子邮件方式进行传送提供了先决条件。一般人可能认为，电子邮件主要用于国际互联网上远距离发送文件，单位内部使用的价值不大，其实不然。我们知道，许多文件并非都需要签字后上交，往往在一份办公文件的形成过程中，需要多次报送领导审阅，报送其他相关部门审阅，领导或其他部门发表意见后返回，修改后再报出去，直到最后满意成为正式文件。在这个过程中，不存在签字盖章的问题，因此，本来文件就是在计算机上编写的，报送审阅的过程都可以通过内部电子邮件进行，无需打印造成纸张浪费，无需跑路传递给各个相关部门，只有当文件正式生效的时候才需要打印一次、签字盖章，整个过程中能够不浪费一张纸。对于协同工作中的讨论、意见、建议等内容，由于不存在签字盖章的问题，更可以完全依靠电子邮件系统。最后文稿的形成，意见的采纳，都可通过保存的电子邮件回顾、拷贝、粘贴进行。内部使用的电子邮件系统一般都包括一下几层安全特性： (1)严格的身份验证：不允许任何人以假冒的身份发送邮件,也不允许任何人冒名窃取别人的邮件。 (2)可靠的加密措施：为防止邮件信息在传输过程中被人非法截阅,邮件信息在发送方要能进行加密编码, 在接受方要能进行相应的解码。 (3)收发邮件的不可抵赖性：即使发送方和接收方均不能修改已经发送和接收的邮件内容和收发记录(收发时间和收发者),从而均不能抵赖相应的责任问题。由于上述的安全特性，在计算机网络得到充分应用时，过去需要签字盖章的一些企业内部文件也完全能够摒弃签字盖章的过程。收到文件的人员只要看到电子邮件的发出人信息，就能够确认这份文件的有效性。电子邮件只有在使用自己的密码登录后才能够使用，关键岗位人员平时注意离开办公位置后关闭电子邮件系统，就能够有效的防止别人伪造信息。另外，好的内部电子邮件系统都具备数字签名措施，也能够有效防止伪造电子邮件的身份标识。由于计算机应用初期，许多人可能还对电子文本不够信任。实际上，电子文件做好备份措施后是十分可靠的。许多国外大公司，包括象CISCO公司这样全球市场价值第一的公司，其办公文件、通知、通告、审批文件等都完全通过电子邮件系统进行，所以国内企业也应能够完全信任电子邮件系统。电子邮件并非只能传送文字信息，只要是计算机生成的文件，包括图形文件、扫描或数码相机拍摄的数字图像照片、CAD设计电子图纸等等，都能够传送，通过网络瞬息可达，辅以内部电话联系、讨论，就能够进行协同工作。电子邮件的另一个优势是能够利用全球互联网发送文件、联系客户、促进业务的开展。电子邮件与企业Internet网站结合，就能够开展电子商务活动。通过企业网站对企业进行宣传，通过电子邮件收集意见、建议、合作信息、订货信息，对企业的业务工作开展如虎添翼。基于局域网的电子邮件系统，既便于机构内部的电子邮件传递，也便于通过Internet和其他广域网与外部进行连接，这种系统一般都提供严格的身份验证，具有很好的安全性。因此是国内外办公自动化系统中广泛应用系统。目前在国内，办公自动化建设和电子邮件应用得到了迅速的发展。中央部委机关半数以上已经建立了办公自动化网络并采用了电子邮件系统。进行各种公文的快速传递。上级机构常用它来向下级发送公文文件、信息简报和事务通知等,下级机构则常用它向上级传送统计报表和请示报告等。这也充分说明了电子邮件系统是足够安全的，在企业中应该得到广泛的应用。 5.远程访问远程访问是只对企业内部网络进行连接的人员，不是通过企业办公地点的网络线路进行，而是通过电话线路和必要的设备（调制解调器-Modem）从任意地点连接到企业内部网上。远程访问一般是为出差人员、外地小型办公机构设立。虽然这些人不在企业所在地，但通过远程访问，仍能够与企业联系，访问企业的数据，取得企业的文件，接收自己的电子邮件，因此与企业的联系依然存在。远程访问使得企业人员无论身处何地，只需一条电话线，就如同企业就在身边。当一个人出差在外遇到问题时，他可以通过远程访问连接到企业网上，得到企业的最新信息。即使出差工作中遇到了较大的难题，他也能够将问题和有关参数、数据通过远程访问传递到企业，企业组织力量快速解决问题后，把结果传送回出差人员，使得出差人员不必再次往返，既节约了时间，也省去了奔波劳累和旅行费用，提高工作的效率。外地小型办公机构，能够通过远程访问，接收文件、通知、通告，向企业传送经营信息、客户情况、需求信息，使企业无须设立较大的机构，就能够开展业务，并对外地机构进行有效的管理。外地机构还可通过远程访问，与企业本部人员协同工作，交换必要信息，共同开发新的产品、新的市场。远程访问的缺点是数据传输速度不高，只相当企业内部网连接速度的3%，因此不能象内部网那样传送大量的图形图像数据。对于驻外机构而言，如果规模大到一定程度，数据传输量大增，就需要考虑远程租用专线与企业网互联。 6. Internet的利用在前面我们提到过，Internet的连接，对于一个企业取得海量的信息、建立网上广告、电子商务等都是十分重要的。Internet使我们与外界的联系渠道大大拓宽，使我们能够了解世界技术的发展和市场的变化，使我们的眼界不再受到局限。Internet还能够使我们建立全球的合作伙伴关系。总体而言，Internet是一种新的媒介，让我们能够与世界交流。 Internet是一个巨大的信息海洋，你能够在其中挖掘你所需要的信息，你也可以将自己的信息放到其中。通过各类信息的搜索网站，你几乎能够找到你所需要的任何信息。而且，这些提供信息查询的网站一律免费，并不需要企业付出上网费用以外的任何费用。因此，企业在产品开发方面就能够很好的参照Internet上的信息，为自己进行有效的决策提供参考。 Internet也是一个巨大的媒体，每天在Internet上活动的何止千万人。一个企业如果有需要发布自己的产品，就可以把自己的网站信息免费放置在搜索网站上，也能够在访问量大的网站发布自己的广告，本身就是传统媒体的企业更可以开辟一个新的发送渠道。 Internet由于访问量大，因此也是开展商务活动的场所。企业能够通过Internet进行商品的直销，也能够通过Internet协助进行产品的后期维护、提升企业形象，还可以在Internet上收集订单和进行网上调查，对市场有更充分的了解。企业如果在Internet上发布产品信息，由于网站信息更新速度能够很快，因此随时可以把企业的最新产品信息发布出去，收到最快速的反馈。 Internet提供了一种重要的通讯工具-电子邮件，其快速信息传递等特性在前面已经有所说明，这里就不在赘述。但如果没有Internet的广泛应用，电子邮件也无法有效的发挥其巨大的功用。 Internet是一个巨型的公众网络，因此，连接到Internet的费用与租用专线比较，在许多情况下，连接到Internet的费用相对较低，于是出现了利用Internet建设企业自己自有广域网络的应用方式。一般企业建设自己的广域网络，将分布在各地的分公司或办事处互联，通常需要租用电信的数字专线。由于Internet连接的广泛性，现在我们能够利用Internet进行这类互联。所有分公司或办事处建立到Internet的连接，然后通过专门加密软件及方式，使企业的内部信息虽然通过了Internet公用网，但网上的其他人无法看到企业的信息，使Internet成为企业的虚拟专用网，也就是现在比较常提到的VPN技术。 Internet的另外一种功用，是可以通过其进行语音的传输，即Internet电话（或称IP电话）。虽然由于目前国内的网络情况不很理想，电话语音的传输效果不佳，但其极为低廉的费用（仅上网费和市话费）使得这种应用极具竞争力。目前国内许多开放IP电话的通信企业，实际上都利用了Internet的资源，当然，由于这些企业拥有很大的对外连接出口线路，其通话质量不是一般Internet接入者所能比拟的。 Internet是一个巨大的资源宝库，并不仅仅是信息库，还包括了上述的传输资源等。Internet的利用方式多种多样，这里无法一一列清，而且还在不断发展。但以现在的社会而论，一个企业如果不连接到Internet上，不充分利用这个巨大的资源宝库，则由于没有赶上信息化的发展而被最终淘汰是可以预见的。 7.公文制作与传送每个企业都有一些一定规格的公文，例如传真、公函、报告、通知、备忘录、报价单、合同、方案等，这些公文如果格式规划统一，一方面为公文的制作减低了工作强度，另一方面，对企业的对内对外形象都有良好的提升。计算机的使用，使制作固定格式的公文成为很简单方便的事情。以微软公司的Word字处理软件为例，我们可以利用MS Word提供的模板功能(Template)。将日常办公中常用的格式化文本，如传真、公函、报告、通知、备忘录、报价单、合同、方案等按用户要求定制成模板，分发到所有办公计算机或放置服务器上网络共享，建立一个新的公文时，只需要在Word菜单中新建文档时选择相应的模板，就可以建立统一格式的各类公文。使用上非常简便，但对企业形象和工作效率的提升却是极为有效的手段。重要的公文在完成后，如果保存到网络服务器上，我们以后就能够利用全文检索的工具进行查找，这也是提高企业办公效率的有效手段之一。公文的电子传送，最方便的方式就是利用企业内部电子邮件系统。前面提到过，对于一个企业，完全网络信息化后能够利用内部电子邮件的强大安全功能，几乎彻底的摒弃纸介质公文的传递，对实现企业无纸化办公很有价值。如果再充分利用电子邮件批量发送的功能，使用者就能够从企业内部电子通讯录或客户及协作单位管理系统中按一定条件查询选定目标，批量发送同一内容的E-Mail，既可节省邮递所需的办公费用，而且使文件传送的时间缩到最短。当然，向企业外部单位以电子邮件发送公文、文件，需要连接Internet。 8.报表的制作与传送报表的制作实现方法与公文系统基本一致，不同之处在于处理对象为定制表格。目前市场上销售的各类电子表格工具，如微软公司的Excel等，都具备较强的计算功能，我们在准备一张定制的电子表格时，在相应需要计算的位置写入计算公式，当原始数据填入电子报表的预留位置，就能够自动计算出一张准确、美观的电子报表，既减少了工作人员的劳动强度（按计算器不是轻松的工作）、也减少了出错的可能，更重要的是提高的工作效率。许多电子表格软件还具备简单的折线图、直方图、饼图等图形能力，一次数据输入能够得到相当理想的表格、图表结果。定制的表格模板能够重复多人共享使用，根据不同的要求可以制作不同内容的表格形式，而且能够做到一份原始数据产生多种报表，并根据原始数据的变化自动变化，对办公应用非常具有吸引力。报表的传送基本上也基于内部、外部电子邮件进行，方便高效易用。 9.文件全文检索相比许多办公人员都有这样的经验，在撰写某个公文的时候，很肯定地记得过去曾经写过类似的公文，如果能够找出来参考一下，就可以快速完成手头的文件，但档案柜中各类文件繁多，虽然分类过，仍然很难查找，时间紧张的时候只好重新撰写。全文检索能够彻底解决这类的难题。所谓全文检索，就是存放的所有电子文件，不是按文件的名称查询，而是完全按文件的内容查询。计算机软件能够根据文件的内容建立索引库，当你需要查找某个文件时，你只需要记得这个文件中的某个关键词，就能够快速便捷地找到这个文件。如果曾经为文件建立过关键词或摘要，则查找速度更快。日常工作中，我们在完成一个电子文件后，只需要将这个文件存放到支持全文检索功能的服务器中，就能够在日后进行有效的全文检索。全文检索不仅仅用于办公文件，对于其他类文件，如设计书、产品说明等，都可以进行检索。某个客户需要一个解决方案，企业过去曾经有类似的客户方案，通过全文检索查出来，针对新客户的情况做一定的修改后，就能够完美的提交给新用户。全文检索还可以使协作开发工作、产品改良革新、升级换代等开发过程变得更易于实现。存档文件的全文检索再利用，对于培训新员工、尽快上手工作也具有很好的使用价值。全文检索是一种具有重要使用价值的工具，由于全文检索使得历史文档、记录能够有效的得到再利用，因此对提高工作效率、减少办公文档、开发工作重复进行造成的浪费十分有效。 10.客户或外部协作单位管理客户或外部协作单位管理（简称客户管理）是每个企事业单位都不可缺少的工作之一。实际上，客户管理就是将企业现有的客户资源纳入数据库，进行登记，做为销售目标或售后服务的依据。任何一个企业，都必定保有一定量的客户资源，采用纸面记录的方式，查找、使用均有许多不便。如果管理者需要某个和某类客户的情况，则相应的工作人员就需要花费一定的时间专门进行整理，然后报送管理者。同样，如果其他人员需要了解公司的客户情况，一般的做法是将所有客户资源打印成册，由使用者自查。